KEBIJAKAN PENERIMAAN DAN PENGELOLAAN BUKU HIBAH PERPUSTAKAAN

I. Latar Belakang

Dalam rangka meningkatkan koleksi perpustakaan serta mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengembangan literasi, perpustakaan menerima hibah buku dari berbagai pihak. Untuk menjamin bahwa koleksi yang diterima sesuai dengan kebutuhan dan standar perpustakaan, diperlukan kebijakan mengenai penerimaan, pengelolaan, dan pemanfaatan buku hibah.

II. Tujuan

Kebijakan ini bertujuan untuk:

1. Mengatur mekanisme penerimaan buku hibah.
2. Memastikan kesesuaian buku hibah dengan visi, misi, dan kebutuhan pengguna perpustakaan.
3. Menjamin pengelolaan buku hibah secara efektif dan akuntabel.
4. Mencegah penumpukan koleksi yang tidak relevan atau tidak layak pakai.

III. Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk seluruh buku hibah yang diterima perpustakaan dari:

• Instansi pemerintah;
• Lembaga pendidikan;
• Organisasi masyarakat;
• Perusahaan;
• Yayasan;
• Perorangan; dan
• Pihak lain yang sah.

IV. Ketentuan Penerimaan Buku Hibah

A. Kriteria Buku Hibah

Perpustakaan dapat menerima buku hibah yang memenuhi kriteria berikut:

1. Isi buku sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
2. Kondisi fisik buku baik dan layak digunakan.
3. Tidak mengandung unsur yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, etika, dan norma yang berlaku.
4. Memiliki nilai informasi, pendidikan, penelitian, atau pengembangan literasi.
5. Terbitan terbaru atau masih relevan dengan perkembangan ilmu pengetahuan.

B. Buku Hibah yang Tidak Diterima

Perpustakaan berhak menolak buku hibah yang:

1. Rusak berat, tidak lengkap, atau tidak dapat digunakan.
2. Memiliki isi yang sudah tidak relevan atau usang.
3. Berduplikasi secara berlebihan dengan koleksi yang telah dimiliki.
4. Tidak sesuai dengan kebutuhan pengembangan koleksi perpustakaan.
5. Mengandung konten yang melanggar hukum atau bertentangan dengan nilai-nilai lembaga.

V. Prosedur Penerimaan Buku Hibah

1. Donatur menyampaikan daftar atau menyerahkan buku hibah kepada perpustakaan.
2. Petugas perpustakaan melakukan seleksi dan evaluasi terhadap buku yang dihibahkan.
3. Perpustakaan berhak menentukan buku yang diterima atau ditolak.
4. Buku yang diterima dicatat dalam administrasi penerimaan hibah.
5. Perpustakaan dapat menerbitkan surat atau sertifikat ucapan terima kasih kepada donatur.

VI. Pengelolaan Buku Hibah

1. Buku hibah yang diterima menjadi aset perpustakaan.
2. Buku yang telah diterima akan:

• Diinventarisasi;
• Dikatalogisasi;
• Diberi stempel kepemilikan;
• Diproses sesuai standar pengolahan koleksi perpustakaan.

     3. Buku hibah yang tidak masuk koleksi utama dapat:

• Ditempatkan pada koleksi referensi;
• Digunakan sebagai koleksi cadangan;
• Disalurkan kepada perpustakaan lain;
• Digunakan untuk kegiatan literasi dan pendidikan.

VII. Hak dan Kewenangan Perpustakaan

1. Perpustakaan memiliki kewenangan penuh dalam menentukan status dan penempatan buku hibah.
2. Perpustakaan tidak berkewajiban menambahkan seluruh buku hibah ke dalam koleksi layanan.
3. Perpustakaan dapat melakukan penyiangan (weeding) terhadap buku hibah sesuai kebijakan pengembangan koleksi yang berlaku. Perpustakaan berhak mengalihkan, mendonasikan kembali, atau menghapus buku hibah yang tidak lagi diperlukan sesuai ketentuan yang berlaku.

VIII. Pelaporan dan Dokumentasi

1. Seluruh penerimaan buku hibah didokumentasikan dalam register hibah perpustakaan.
2. Data buku hibah menjadi bagian dari laporan pengembangan koleksi perpustakaan.
3. Dokumentasi hibah disimpan sebagai arsip perpustakaan.

IX. Penutup

Kebijakan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Hal-hal yang belum diatur dalam kebijakan ini akan ditetapkan kemudian sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

Ditetapkan di : Jakarta

Pada tanggal : 1 Juli 2026

Kepala Perpustakaan

Nurrochman S.IP